Durante a minha carreira, já observei de perto um cenário comum em equipes dedicadas à regularização fundiária: a quantidade de tempo desperdiçada simplesmente procurando informações. Recentemente, cronometramos este processo em várias organizações durante 30 dias. O resultado foi tão óbvio quanto preocupante.
É chocante: 20 horas semanais (ou mais!) dedicadas apenas à procura de dados que já estão disponíveis.
Essas horas, que poderiam ser aproveitadas para atividades realmente produtivas, acabam sendo consumidas por buscas manuais, trocas de e-mails repetitivas e consultas a planilhas desatualizadas. Vi equipes inteiras perdendo energia tentando localizar documentos importantes que, muitas vezes, já haviam sido enviados antes ou estavam “escondidos” em algum sistema ou pasta compartilhada.
Por que isso acontece?
Na minha experiência, o cenário que produz esse tipo de desperdício de tempo está apoiado em alguns pilares conhecidos:
- Fragmentação das informações: Documentos circulando em emails, pastas do computador, compartilhamentos em nuvem e arquivos impressos.
- Falta de padronização dos processos: Cada membro da equipe utiliza métodos próprios para organizar e salvar dados.
- Ausência de rastreabilidade: Não saber quem atualizou determinado dado ou quando aquele arquivo foi alterado.
- Documentos duplicados ou desatualizados: Perda de confiança sobre qual informação está correta.
Esses fatores, juntos, criam um ambiente em que cada busca vira um labirinto. O tempo se esgota e a sensação é de estar sempre correndo atrás do prejuízo.
O impacto no dia a dia e nos resultados
É fácil subestimar o efeito desses 20 horas por semana. Mas, quando trago isso para a prática, percebo que esse tempo representa quase três dias inteiros de trabalho por mês de cada profissional. Multiplicando pelo tamanho da equipe, o prejuízo é evidente.
Durante as medições que realizei, ficou claro que o impacto vai além das horas “perdidas”. Há consequências diretas e indiretas, tais como:
- Estresse da equipe, que sente que o trabalho nunca acaba.
- Retrabalho por erros decorrentes de usar versões antigas dos documentos.
- Desmotivação dos colaboradores, que não conseguem focar em tarefas mais estratégicas.
- Atrasos nos projetos, já que as entregas dependem desse resgate constante de informações.
O processo de regularização fundiária, por si só, já possui desafios. Acrescentar lentidão interna só intensifica a sensação de estar nadando contra a corrente.
O papel da tecnologia e da organização centralizada
Confesso que, por muito tempo, a solução parecia inalcançável. Mas vivi na pele a diferença que faz adotar uma plataforma centralizada, como o ReurbGestor. Com ela, as informações não se perdem em e-mails ou pastas avulsas. Estão todas em um só lugar, com rastreamento claro e acesso fácil.
Ao analisar as equipes que utilizaram o ReurbGestor por um mês, observei ganhos bastante concretos, como:
- Agilidade para encontrar qualquer documento ou dado relevante.
- Redução quase total do retrabalho causado por informações erradas ou desatualizadas.
- Segurança sobre quem fez cada alteração e quando.
- Clareza sobre o status de cada etapa do processo de regularização fundiária.
Soluções centralizadas eliminam perdas de tempo e aumentam a confiança da equipe nos próprios processos.
A experiência mostra que, ao investir em organização digital, além de acelerar resultados, cria-se um ambiente menos estressante.
Estratégias para driblar o desperdício de tempo
Considero importante adotar algumas práticas imediatas enquanto se caminha para uma solução mais robusta e permanente. Estas são opções que já testei em diferentes contextos:
- Mapeamento dos fluxos de documentos e informações dentro da equipe.
- Padronização da nomenclatura dos arquivos.
- Definição de responsáveis por cada etapa do processo.
- Uso de checklists digitais para acompanhar entregas e atualizações.
- Capacitação da equipe sobre boas práticas de organização da informação.
Nenhuma dessas iniciativas substitui o poder de uma plataforma como o ReurbGestor, mas já podem reduzir o desgaste no curto prazo.
Como saber se você está caindo na armadilha das 20 horas?
Muitas vezes, só nos damos conta do tamanho do problema depois que ele está comprometendo os resultados. Recomendo alguns sinais que observei em gestões de processos fundiários:
- Troca constante de mensagens para pedir documentos já entregues.
- Tarefas sendo refeitas por erro de versionamento.
- Cronogramas estourados, mesmo com as equipes trabalhando intensamente.
- Pessoas dizendo que “não encontram nada” nos arquivos salvos.
Se sua equipe vive essas situações, é hora de repensar a forma como vocês lidam com a informação.Adotando uma nova postura
Sem medo de exagerar, posso afirmar: a forma como sua equipe organiza a busca e o armazenamento da informação define a qualidade do trabalho, especialmente na área fundiária. A centralização não só corta o desperdício, como torna os processos auditáveis e transparentes.
Quando a equipe sente que pode confiar nas informações à mão, sobram energia e foco para o que realmente interessa: avançar com os projetos, entregar resultados e pensar em soluções criativas para desafios do dia a dia.
Conteúdo extra para aprofundar
Se você busca formas de melhorar a gestão do tempo e da informação, já vi muitos conteúdos úteis sobre isso na categoria de gestão. Tem também conteúdos focados em produtividade para quem quer ir além. Assuntos ligados à tecnologia podem ser o diferencial para avançar com segurança.
Para evitar retrabalhos ligados a informações erradas, recomendo fortemente a leitura deste artigo: como evitar os erros mais comuns na gestão fundiária.
Já se você quer ir direto ao ponto e buscar soluções alinhadas ao seu caso, pode usar a ferramenta de busca do nosso blog e encontrar artigos direcionados para o seu desafio.
Hora de agir
Sua equipe também sente o peso dessas 20 horas semanais gastas em buscas desnecessárias? Já cronometrei esse desperdício e posso garantir: ele drena energia e resultados. O ReurbGestor surgiu justamente para acabar com esse problema na regularização fundiária. Se você quer transformar esse cenário e alcançar outro nível de agilidade, convido a conhecer nossa solução e experimentar o impacto de ter tudo organizado, rastreável e acessível.
